ניהול הרשאות לוח שנה ב- Exchange Server וב- Microsoft 365

במאמר זה, נבחן כיצד לנהל הרשאות לוח שנה בתיבות דואר מקומיות של Exchange Server ו- Microsoft 365 באמצעות Outlook ו- PowerShell. כמו כן, נתמקד בנושא זמינות צפייה (מידע לגבי מועדים פנויים/לא פנויים) ביומנים של חדרים או תיבות דואר משותפות.

לעתים קרובות, מנהל Exchange צריך להעניק למישהו גישה ללוח שנה של עובד אחר. לדוגמה, מזכירה רוצה ליצור, להסיר ולערוך פריטים בלוח השנה ובתיבת הדואר של חדר הישיבות של הבמאי; לחלופין, ראש מחלקה רוצה לראות ולערוך את זמינות העובדים ביומנים שלו.

כיצד לשתף לוח שנה ב- Outlook וב- Outlook Web App?

משתמש יכול להעניק גישה ללוח השנה שלו ישירות מ- Outlook. לוח השנה של Exchange הוא למעשה תיקיה נפוצה בתיבת הדואר הנכנס של המשתמש. באפשרותך לקבוע את תצורת הגישה ללוח השנה בגירסת שולחן העבודה של Outlook או באמצעות Outlook Web Access (Outlook באינטרנט).

בחר לוח שנה ולחץ על שיתוף והרשאות במאפיינים שלו.

בחלון הבא, הרשימה הנוכחית של משתמשים וקבוצות בעלי גישה ללוח השנה שלך מופיעה. בדוגמה שלנו, כל משתמש בארגון שלך (דייר) רשאי להציג את המידע לגבי מועדים פנויים/לא פנויים בלוח השנה (

Can view when I'm busy

). למשתמש הנרייטה יש הרשאות ליצור ולערוך פריטים בלוח השנה.

משתמש יכול לשלוח הזמנה לשתף את לוח השנה שלו עם משתמש אחר. פשוט הזן כתובת דוא"ל של משתמש ובחר את הרשאת הגישה. בדוגמה זו, אני מעניק ל- Alex הרשאה להציג אירועים בלוח השנה שלי (יכול להציג את כל הפרטים).

בגירסאות Outlook לשולחן העבודה, הרשאות לוח שנה מוקצות באופן דומה. פתח את Outlook, בחר את לוח השנה שלך ולחץ על הרשאות לוח שנה. בחלון הבא, תראה מי יכול לגשת ללוח השנה שלך. באמצעות הלחצנים הוסף/הסר, באפשרותך להעניק ולבטל הרשאות גישה.

הקצאת הרשאות לוח שנה בתיבת הדואר של Exchange/Microsoft 365 באמצעות PowerShell

מנהל ארגון/דייר יכול להעניק גישה לכל לוח שנה של משתמש או לתיבת דואר משותפת באמצעות PowerShell או Microsoft Graph API (עבור Microsoft 365/Azure). רק באמצעות PowerShell תוכל להעניק במהירות גישה לכל לוחות השנה של המשתמשים בארגון.

פתח את מסוף PowerShell והתחבר לדייר Exchange Server או Microsoft 365 (Exchange Online) המקומי שלך:

• באמצעות PowerShell באפשרותך להתחבר מרחוק לשרת Exchange מקומי מכל מחשב, גם ללא מודול EMS (מעטפת ניהול Exchange) מותקן:

  $ExchAdmCred = Get-Credential
  $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://mun-mx1.a-d.site/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential $ExchAdmCred
  Import-PSSession $Session

• כדי להתחבר לדייר Exchange Online (Microsoft 365) עם אימות רב-גורמי (MFA) זמין, השתמש במודול Exchange Online PowerShell. הוא תומך גם בחיבור באמצעות אימות מודרני:

  Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName maxbak@a-d.onmicrosoft.com

באפשרותך לפרט הרשאות לוח שנה נוכחיות של משתמשים באמצעות הפקודה הבאה:

Get-MailboxFolderPermission -Identity maxbak:\Calendar

maxbak:\Kalender

העמודה משתמש מציגה משתמשים והעמודה זכויות גישה מציגה הרשאות גישה. Exchange כולל מספר תפקידים מוגדרים מראש שבהם באפשרותך להשתמש כדי להגדיר הרשאות תיקיה ולוח שנה (תפקידים עם ההרשאות הנמוכות ביותר קודמים):

None
AvailabilityOnly
Contributor
Reviewer
NonEditingAuthor
Author
PublishingAuthor
Editor
PublishingEditor
Owner

כדי להעניק למשתמש אחר גישה לתיקיית תיבת דואר, השתמש ב- cmdlet Add-MailboxFolderPermission. לדוגמה, כדי לאפשר למשתמש A.Weber לערוך את פריטי לוח השנה של S.Fischer, הפעל את הפקודה:

Add-MailboxFolderPermission -Identity S.Fischer:\Calendar -User A.Weber -AccessRights Editor

אם ברצונך להעניק הרשאות להצגה בלבד:

Add-MailboxFolderPermission -Identity S.Fischer:\Calendar -User A.Weber -AccessRights Reviewer

כדי להסיר הרשאות לוח שנה:

Remove-MailboxFolderPermission -Identity S.Fischer:\Calendar -user A.Weber

באפשרותך לייצא הרשאות לוח שנה נוכחיות עבור כל תיבות הדואר בדייר Azure (ארגון Exchange) לקובץ CSV:

$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select-Object UserPrincipalName
foreach ($mailbox in $Mailboxes) {
Get-MailboxFolderPermission -Identity "$($mailbox.UserPrincipalName):\Calendar" |
Select-Object @{Name="UrerPrincipalName";E={$mailbox.UserPrincipalName}},FolderName,User,AccessRights |
Export-Csv C:\PS\Calendar_report.csv -NoTypeInformation -Append
}

מאוחר יותר, באפשרותך לנתח את קובץ ה- CSV עם רכיבי UPN של תיבת דואר והרשאות לוח שנה ב- Excel.

קובץ ה- Script הבא של PowerShell יאפשר למשתמש ספציפי להציג את כל לוחות השנה בארגון שלך:

Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited)) { Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendar" -AccessRights Owner -User A.Weber}

כיצד להציג מידע מלא לגבי מועדים פנויים/לא פנויים בלוח השנה של Exchange/Microsoft 365?

משתמשים באותו ארגון יכולים להציג את פרטי הזמינות של משתמשים אחרים או תיבות דואר של משאבים. כברירת מחדל, רק מידע לגבי מועדים פנויים/לא פנויים זמין.

נושאים, תיאורים ומיקומים אינם גלויים בלוחות שנה של משתמשים אחרים. ה

Default= AvailabilityOnly

הרשאה גורמת לאופן פעולה זה. סוג ההרשאה AvailabilityOnly מאפשר להציג את פרטי הזמינות (פנוי/לא פנוי) בלבד.

ייתכן שתרצה שמשתמשים יציגו הן את הזמינות והן את הנושאים או המיקומים בלוח תאריכים (לדוגמה, לוח תאריכים של משאב משותף). הפקודה הבאה מאפשרת לכל המשתמשים להציג אירועים בלוחות השנה של כל תיבות הדואר של החדרים:

Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited) | Where {$_.ResourceType -eq "Room") { Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendar" -AccessRights AvailabilityOnly -User Default }

כברירת מחדל, שם הבעלים מוצג במקום כותרת הפגישה. אופן פעולה זה מוגדר על-ידי

AddOrganizerToSubject = $true

תכונה. כדי לאפשר הצגת נושאים ותוכנם בלוח שנה בחדר, השתמש בפקודה הבאה:

Set-CalendarProcessing room123 -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $false

ב- Exchange Online, באפשרותך לקבוע אם משתמשים יורשו לפרסם את לוחות השנה שלהם עבור משתמשים חיצוניים (ארגונים). פתח את מרכז הניהול של Exchange ונווט אל ארגון -שיתוף >.

כברירת מחדל, נעשה שימוש במדיניות השיתוף המהווה ברירת מחדל המאפשרת לשתף מידע לגבי מועדים פנויים/לא פנויים בלבד עם משתמשים חיצוניים. כאן תוכל להגדיר רשימה של תחומי דואר אלקטרוני שאיתם תוכל לשתף לוחות שנה ו/או לערוך ערכה של פרטי לוח שנה לשיתוף (נושאים, מיקום, מארגן).