קביעת תצורה של הודעת מענה אוטומטי (מחוץ למשרד) ב- Exchange וב- Microsoft 365

תכונת תשובה אוטומטית (מענה אוטומטי, הודעת 'מחוץ למשרד'/OOF) מאפשרת למשתמש Exchange לקבוע תצורה של כלל בתיבת הדואר שלו כך שישלח באופן אוטומטי הודעה ספציפית בתשובה לכל הודעות הדואר האלקטרוני הנכנסות. בדרך כלל, תשובה אוטומטית מופעלת כאשר משתמש נעדר מהמשרד במשך זמן רב (חופשה, נסיעת עסקים וכו '). משתמש יכול להגדיר תשובה אוטומטית בעצמו באמצעות Outlook או Outlook בממשקים גרפיים באינטרנט. במאמר זה, נראה כיצד להפעיל, להשבית ולהגדיר הודעת תשובה אוטומטית ב- Exchange Server 2019/2016/2013/2010 ו- Exchange Online (Microsoft 365) ממרכז הניהול של Exchange (EAC) או באמצעות PowerShell.

כיצד להפעיל הודעת תשובה אוטומטית ב- Exchange Server?

באפשרותך לקבוע תצורה של תשובה אוטומטית עבור תיבת דואר של משתמש אחר באמצעות לוח הבקרה הגרפי של Exchange (ECP):

1. היכנס ללוח הבקרה של Exchange, לחץ על סמל המשתמש שלך בפינה השמאלית העליונה ובחר משתמש אחר;

   

2. בחר תיבת דואר של משתמש שעבורה ברצונך להפוך תשובה אוטומטית לזמינה;

3. לחץ על הגדר הודעת תשובה אוטומטית;

   

4. כאן תוכל להפוך OOF לזמין על-ידי סימון האפשרות שלח תשובות אוטומטיות והגדרת פרק זמן שבו ברצונך לשלוח תשובות אוטומטיות (שלח תשובות רק במהלך פרק זמן זה). לאחר מכן הזן טקסט של הודעת תשובה אוטומטית עבור משתמשים בארגון שלך וטקסט עבור משתמשים חיצוניים (שלח הודעות מענה אוטומטי לשולח מחוץ לארגון שלי);

   

5. שמור את השינויים וסגור את OWA.

כעת, אם תשלח דואר אלקטרוני לתיבת דואר של משתמש, תקבל הודעה עם טקסט התשובה האוטומטית. שים לב שרק תשובה אחת נשלחת לכל שולח (אם תשלח הודעת דוא"ל נוספת לאותה כתובת, לא תקבל את הודעת OOF). הוא מסייע להגן על Exchange מפני לולאות דואר אלקטרוני.

בשרת Exchange, באפשרותך לקבוע תצורה של תשובה אוטומטית באמצעות רכיבי ה- cmdlet Get-MailboxAutoReplyConfiguration ו- Set-MailboxAutoReplyConfiguration PowerShell.

פתח את מעטפת ניהול Exchange בשרת Exchange או חבר אותה מרחוק באמצעות PowerShell.

כדי להפוך תשובות אוטומטיות לזמינות עבור תיבת דואר של משתמש, השתמש בקובץ ה-script הבא של PowerShell:

$username="jason@a-d.site"
$starttime = "10/17/2022 00:00:01"
$endtime = "10/21/2022 23:59:59"
$msg_internal ="Dear recipient, I am out of office from {Date} to {Date} due to {reason}. If you cannot wait, call me at {phone number}"
$msg_external ="Dear recipient, I am out of office from {Date} to {Date} due to {reason}. If you require immediate assistance, please contact {Name} at {Email}"
Set-MailboxAutoReplyConfiguration $username -AutoReplyState Scheduled -StartTime $starttime -EndTime $endtime InternalMessage $msg_internal -ExternalMessage $msg_external -ExternalAudience All

בדוגמה זו, תקופת התשובה האוטומטית הוגדרה (מ- 17 עד 21 באוקטובר). משתמשים פנימיים בארגון Exchange ומשתמשים חיצוניים יקבלו הודעות OOF שונות.

Set-MailboxAutoReplyConfiguration a.jason@a-d.site -AutoReplyState Disabled -ExternalMessage $null -InternalMessage $null

Set-Mailbox a.jason@a-d.site -ForwardingAddress k.fisher@a-d.site -DeliverToMailboxAndForward $true

Set-Mailbox a.jason@a-d.site -ForwardingSmtpAddress $null

כדי לבדוק אם מענה אוטומטי זמין עבור משתמש ולהציג את הודעת OOF הנוכחית, הפעל את הפקודה הבאה:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration a.jason@a-d.site

כדי לקבל רשימה של כל תיבות הדואר בארגון שבהן מענה אוטומטי זמין:

Get-Mailbox | Get-MailboxAutoReplyConfiguration | Where-Object {$_.AutoReplyState -eq "scheduled"} | fl identity,MailboxOwnerId,AutoReplyState,StartTime,EndTime

אם ברצונך למצוא משתמשים עם מגיב אוטומטי קבוע, החלף את מתוזמן בזמין.

קביעת תצורה של הודעות 'מחוץ למשרד' ב- Microsoft 365 (Exchange Online)

ב- Exchange Online (Microsoft 365), באפשרותך גם להפוך תשובות אוטומטיות לזמינות עבור תיבות דואר של משתמשים.

באפשרותך להפוך OOF לזמין באמצעות מרכז הניהול של Exchange (https://admin.exchange.microsoft.com/):

1. עבור אל נמענים -תיבות דואר >;

2. בחר תיבת דואר;

3. בחלון מאפייני תיבת הדואר, לחץ על הכרטיסיה אחרים ובחר תשובות אוטומטיות -> ניהול תשובות אוטומטיות;

   

4. בחלון הבא, באפשרותך להפעיל תשובה אוטומטית ולהזין טקסט תשובה עבור שולחים פנימיים וחיצוניים.

   

ב- Exchange Online (Microsoft 365), באפשרותך גם להגדיר מענה אוטומטי עבור תיבות דואר באמצעות PowerShell. נעשה שימוש באותן פקודות כמו ב- Exchange Server (Get-MailboxAutoReplyConfiguration ו- Set-MailboxAutoReplyConfiguration).

התחבר לדייר Exchange Online באמצעות מודול EXOv2 PowerShell:

Connect-ExchangeOnline

כדי להפוך תשובה אוטומטית לזמינה:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Internal autoreply message text" -ExternalMessage "External autoreply message text"

כדי לפרט את הגדרות התשובה האוטומטית הנוכחיות עבור תיבת דואר:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann

כדי להפוך את OOF ללא זמין:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann -AutoReplyState Disabled

Microsoft 365 כולל כמה אפשרויות נוספות של מענה אוטומטי שבאפשרותך להגדיר באמצעות ה- cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration:

• -AutoDeclineFutureRequestsWhenOOF $true

  - לדחות את כל הבקשות לפגישה כאשר OOF פעיל;

• -DeclineAllEventsForScheduledOOF $true

  - לדחות את כל האירועים המקובלים המתוכננים לתקופה מחוץ למשרד;

• -DeclineMeetingMessage

  - להגדיר טקסט הודעה למארגן פגישה אם הוא מוגדר על ידי אחת האפשרויות הקודמות;

• -CreateOOFEvent $true

  - צור אירוע בלוח השנה עבור תקופת OOF. פעולה זו תקל על מארגני פגישות להשתמש במסייע תזמון;

• -OOFEventSubject

  - הגדר נושא אירוע OOF שיוצג בלוח השנה של Outlook.