שמירת פריטים שנשלחו בתיבת דואר משותפת ב- Exchange (Microsoft 365)

באפשרותך לאפשר למשתמשים לשלוח הודעות דואר אלקטרוני בשם תיבת הדואר המשותפת ב- Exchange Server וב- Microsoft 365 (Exchange Online). עם זאת, הודעת דואר אלקטרוני כזו, לאחר שליחתה, לא תישמר בתיקיה פריטים שנשלחו בתיבת הדואר המשותפת (של הבעלים). הוא מאוחסן רק בתיקיה פריטים שנשלחו בתיבת הדואר האישית שלך. זה מאוד לא נוח כאשר מספר משתמשים עובדים עם תיבת דואר משותפת אחת, שכן לא ברור מי השיב לדואר האלקטרוני הנכנס או שלח את ההודעה הספציפית.

נניח שלחשבון שלך הוענקו הרשאות 'שלח כ' ו/או 'שלח בשם' לתיבת הדואר המשותפת של מחלקת התמיכה. דרושים לך עותקים של כל הודעות הדואר האלקטרוני שאתה (או נציגים אחרים) שלחת בשם תיבת הדואר המשותפת הזמינים בתיקיה פריטים שנשלחו.

התחבר לשרת Exchange המקומי שלך באמצעות PowerShell:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://mun-mbex1.a-d.site/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential
Import-PSSession $Session

לחלופין, התחבר ל- Microsoft 365 באמצעות מודול Exchange Online PowerShell (EXOv2):

Connect-ExchangeOnline

הפעל את הפקודה הבאה כדי לשמור באופן אוטומטי פריטי דואר אלקטרוני, הנשלחים באמצעות שלח לתיקיה פריטים שנשלחו בתיבת דואר משותפת:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSentAsEnabled $True

באפשרותך גם לשמור הודעות שנשלחו באמצעות שלח בשם.

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

בדוק את ההגדרות הנוכחיות:

Get-Mailbox helpdesk | select MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

cmdlet זה זמין ב- Exchange Server 2013 CU9/2016/2019 וב- Exchange Online.

באפשרותך להפוך אפשרויות אלה לזמינות עבור כל תיבות הדואר המשותפות:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')} | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

באפשרותך גם להפוך אפשרות זו לזמינה או ללא זמינה באמצעות מרכז הניהול של Microsoft 365:

  1. היכנס אל מרכז הניהול של Microsoft 365;

  2. נווט אל צוותים וקבוצות -> תיבות דואר משותפות;

  3. בחר את תיבת הדואר המשותפת שברצונך לקבוע את תצורתה;

  4. אתר את המקטע פריטים שנשלחו בהגדרות תיבת הדואר ולחץ על ערוך;

  5. קיימות כאן שתי אפשרויות:

    Copy items sent as this mailbox
Copy items sent on behalf of this mailbox

  6. הפוך את האפשרויות הרצויות לזמינות ושמור את השינויים.

ניתן להשתמש ב

MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

ו

MessageCopyForSentAsEnabled

פרמטרים לשמירת הודעות העתקה בלבד שנשלחו בשם תיבת הדואר המשותפת. אם ברצונך לשמור הודעות שנשלחו בשם תיבת דואר של משתמש משותף (או עבור תיבות דואר של Exchange Server 2010), עליך להפוך את אפשרות הרישום של Outlook לזמינה DelegateSentItemsStyle (או להמיר תיבת דואר של משתמש לתיבת דואר משותפת).

Value name: DelegateSentItemsStyle
Value Type: REG_DWORD
Value: 1

  • Outlook 2016/2019/2021/365:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

  • Outlook 2013:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

  • Outlook 2010:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

הפרמטר DelegateSentItemsStyle מאפשר לך לשמור הודעות שנשלחו בשם תיבות דואר אחרות, אך הוא יעיל רק במחשב הנוכחי עבור פרופיל Outlook שתצורתו נקבעה. באפשרותך לפרוס אפשרות רישום זו במחשבי תחום עם GPO.

באפשרותך להשתמש ב- cmdlet Set-MailboxSentItemsConfiguration כדי לשנות את הגדרות שמירת הפריטים שנשלחו עבור תיבות דואר באוסף עדכונים 4 של Exchange Server 2010 SP 2:

Set-MailboxSentItemsConfiguration helpdesk -SendAsItemsCopiedTo Sender -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom

כדי שתכונה זו תפעל, Outlook חייב להיות במצב מקוון או במצב Cached Exchange. יש להפוך את אפשרות הרישום DelegateSentItemsStyle ללא זמינה.

כעת, בעת שליחת דואר אלקטרוני בשם תיבת דואר אחרת, היא תישמר בתיקיה פריטים שנשלחו בתיבת הדואר של הבעלים.

אם הודעות הדואר האלקטרוני עדיין אינן מופיעות בתיקיה פריטים שנשלחו של תיבת הדואר המשותפת, ודא שהיא מוגדרת לקבל הודעות דואר אלקטרוני רק ממשתמשים מאומתים:

Get-Mailbox helpdesk | fl *auth*
RequireSenderAuthenticationEnabled : True

באפשרותך לשנות אופן פעולה זה כך:

Set-Mailbox helpdesk -RequireSenderAuthenticationEnabled $false